6 pasos para crear un calendario de contenidos (+ herramientas y plantillas)

Con más de 7,5 millones de entradas de blog publicadas al día en 2023, es bastante fácil que su sitio web se pierda en el vasto océano de datos de Internet.

Entonces, ¿cómo puede destacar entre la multitud?

Una de las mejores formas de asegurarse de que su contenido llame la atención es crear un calendario de contenidos bien planificado.

Puede ayudarle a planificar, realizar un seguimiento de eventos y fechas importantes, colaborar con otros creadores o miembros del equipo y proporcionar una visión general de todo su contenido en un solo lugar.

Para crear uno, siga estos seis sencillos pasos.

¿Qué es un calendario de contenidos?

Un calendario de contenidos (también conocido como calendario editorial) es una herramienta utilizada por creadores, blogueros, empresas y organizaciones para planificar y programar sus contenidos con antelación.

Suele ser un documento (digital o físico) que permite organizar los esfuerzos de marketing de forma sistemática.

Un calendario de contenidos bien estructurado incluye fechas importantes, temas, palabras clave, promociones y otros detalles necesarios para crear y publicar contenidos.

Fuente: Backlinko

¿Por qué es importante?

• Mejora la eficiencia: Un calendario de contenidos te ayuda a mantenerte organizado y ahorrar tiempo planificando tus contenidos. También te asegura que no se te pase ninguna fecha o evento importante.

• Mejora la coherencia: Al tener un plan en marcha, puedes publicar contenido de manera consistente y a intervalos regulares, lo cual es esencial para construir una audiencia leal.

• Facilita la colaboración: Si trabajas con un equipo o varios creadores, un calendario de contenidos puede ayudar a que todos estén en la misma página y coordinen sus esfuerzos de forma eficaz.

• Mejor análisis: Mediante el seguimiento de su contenido pasado a través del calendario, puede analizar lo que funcionó y lo que no, y utilizar esas ideas para mejorar su contenido futuro.

Cómo crear un calendario de contenidos: 6 pasos

He aquí seis pasos prácticos para crear un calendario de contenidos:

1. Comprender sus objetivos

2. Elija una plantilla (utilizando herramientas)

3. Seleccione sus canales

4. Elabore directrices y un flujo de trabajo de contenidos

5. Planifique y programe sus contenidos

6. Controle los resultados

Paso 1: Conozca sus objetivos

Para definir sus metas y objetivos, primero debe responder a preguntas concretas como las siguientes

• ¿Qué pretende conseguir con sus contenidos?

• ¿Quiere aumentar el tráfico del sitio web, generar clientes potenciales o crear conciencia de marca?

• ¿Quién es su público objetivo y dónde se reúne?

• ¿Cuál es el tono y el estilo de sus contenidos?

• ¿Cómo medirá el éxito de sus objetivos?

Una vez que tenga claros sus objetivos, puede empezar a crear un plan para alcanzarlos. Esto podría incluir la realización de investigaciones sobre su público objetivo, la identificación de los puntos clave del mensaje y el establecimiento de plazos realistas.

También es importante tener en cuenta los posibles retos u obstáculos que puedan surgir a la hora de alcanzar sus objetivos. Puede tratarse de limitaciones presupuestarias, competencia o cambios en el mercado.

Por ejemplo, si su objetivo es aumentar el tráfico del sitio web, puede que tenga que considerar estrategias de optimización de motores de búsqueda o incorporar promociones de medios sociales a su plan de contenidos.

Es esencial evaluar y ajustar constantemente sus objetivos según sea necesario. A medida que continúe creando y distribuyendo contenidos, realice un seguimiento de las métricas que más le importan y haga los cambios necesarios. Esto le ayudará a garantizar que sus esfuerzos estén alineados con sus objetivos empresariales generales.

Paso 2: Elija una plantilla (utilizando herramientas)

Tu calendario de contenidos puede ser tan simple o complejo como tú quieras. Puedes utilizar herramientas como Google Sheets, Trello, Asana, Notion, o incluso un plugin de WordPress para ayudarte a crear uno.

Pero antes, aquí tienes algunas cosas a tener en cuenta a la hora de elegir una plantilla:

• Facilidad de uso: Tu calendario debe ser fácil de navegar y actualizar regularmente, incluso si trabajas con un equipo.

• Personalización: Elige una plantilla que te permita añadir o eliminar columnas y campos en función de tus necesidades específicas.

• Opciones de integración: Si utilizas herramientas como Google Analytics, Mailchimp o Buffer, asegúrate de que la plantilla puede integrarse con ellas para un mejor análisis.

• Accesibilidad: Tu calendario de contenidos debe ser accesible para todos los involucrados en el proceso de creación de contenidos.

• Colaboración: Si trabajas con un equipo, elige una plantilla que permita la colaboración y las actualizaciones en tiempo real.

• Codificación por colores: Considere el uso de diferentes colores para representar diferentes tipos de contenido o etapas en el proceso de creación de contenido. Esto puede hacer que su calendario sea más atractivo visualmente y más fácil de entender.

• Compatible con dispositivos móviles: en el mundo actual, es importante poder acceder al calendario de contenidos desde cualquier lugar. Asegúrate de que la plantilla que elijas sea apta para móviles o disponga de la aplicación correspondiente.

• Coste: Algunas herramientas pueden requerir una cuota de suscripción, así que tenga en cuenta su presupuesto a la hora de elegir una plantilla.

Teniendo esto en cuenta, si eres un empresario autónomo, las mejores herramientas gratuitas que puedes utilizar son:

• Google Sheets

• Plugin del calendario editorial de WordPress

Hojas de cálculo de Google

GoogleSheets es una herramienta sencilla y gratuita que te permite crear y compartir hojas de cálculo en línea.

Puedes configurar fácilmente tu calendario de contenidos utilizando las plantillas prediseñadas o personalizar las tuyas propias.

Google Sheets también permite la colaboración en tiempo real, lo que facilita el trabajo en equipo.

Plugin del calendario editorial de WordPress

Si utilizas WordPress como sistema de gestión de contenidos, el plugin de calendario editorial es una gran opción.

Te permite planificar y programar las entradas de tu blog directamente en tu sitio de WordPress, lo que facilita el seguimiento de tu calendario de contenidos.

Por otro lado, si tienes una empresa y cuentas con un equipo de creadores de contenidos, deberías utilizar una de las siguientes opciones:

• Trello (+ plantilla)

• Notion (+ plantilla)

• Asana (+ plantilla)

Trello

Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos que utiliza tableros, tarjetas y listas para organizar tareas y proyectos.

Puedes crear fácilmente un calendario de contenidos utilizando la interfaz de arrastrar y soltar, basada en esta plantilla.

También permite la colaboración en tiempo real y la integración con otras herramientas. Trello ofrece una versión gratuita, así como opciones de pago con funciones adicionales.

Notion

Notion es un potente espacio de trabajo todo en uno que puede utilizarse para la gestión de proyectos, la toma de notas y mucho más. También ofrece plantillas personalizables, incluida esta plantilla de calendario de contenidos.

Notion permite la colaboración en tiempo real, la integración con otras herramientas y una aplicación móvil. Ofrece una versión gratuita, así como opciones de pago con más funciones.

Asana

Asana es otra popular herramienta de gestión de proyectos que también ofrece una plantilla de calendario de contenidos para ayudarte a planificar y organizar tus contenidos.

Basándote en esta plantilla, puedes programar y asignar fácilmente tareas a tu equipo, hacer un seguimiento del progreso y gestionar los plazos.

Al igual que las otras opciones, Asana permite la colaboración en tiempo real y la integración con varias herramientas. Ofrece una versión gratuita, así como opciones de pago con más funciones.

Paso 3: Selecciona tus canales

Una vez que tengas tus objetivos, plantilla y herramientas en su lugar, el siguiente paso es decidir sobre los canales y temas para tu contenido.

Esto dependerá de dónde pase el tiempo en línea su público objetivo. Por ejemplo, si su público objetivo está en Instagram, es posible que desee centrarse en la creación de contenido visualmente atractivo para esa plataforma.

Algunos canales comunes para la distribución de contenidos son

• Blog

• Redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, TikTok)

• Marketing por correo electrónico

• YouTube

• Podcasts

Asegúrese de elegir canales que se ajusten a sus objetivos y en los que su público objetivo sea más activo. También es importante tener en cuenta los tipos de contenido que funcionan bien en cada canal.

Paso 4: Crear directrices y un flujo de trabajo de contenidos

Para garantizar la coherencia y la calidad de los contenidos, es esencial disponer de directrices y de un flujo de trabajo bien definido. Esto también facilita que los nuevos miembros del equipo se pongan al día rápidamente.

Las directrices deben abarcar

• Voz y tono de la marca

• Estilo editorial (gramática, puntuación, etc.)

• Estilo visual (fuentes, colores, imágenes)

• Formato del contenido (títulos, subtítulos, viñetas).

Su flujo de trabajo de contenidos debe describir los pasos y las responsabilidades de cada fase del proceso de creación de contenidos, como la ideación, la redacción, la edición y la publicación. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo está en la misma página y reduce las posibilidades de errores o retrasos.

Paso 5: Planificar y programar el contenido

Ahora que ya tiene todos los componentes necesarios, es hora de empezar a planificar y programar el contenido.

Utilice su plantilla de calendario de contenidos para planificar sus ideas, temas, canales y plazos.

Considere la posibilidad de utilizar una combinación de contenidos actuales y de siempre para mantener el interés de su público. También puede planificar contenidos estacionales o con temas festivos para mantener la relevancia a lo largo del año.

Por ejemplo, si su empresa se dedica a la inversión y los programas financieros, es posible que desee planificar contenidos relacionados con los impuestos durante la temporada de impuestos.

Asegúrese de dejar espacio para la flexibilidad y los ajustes en su programación según sea necesario.

Paso 6: Supervise sus resultados y haga ajustes

Por último, es importante supervisar periódicamente el rendimiento del contenido y realizar los ajustes necesarios. Esto podría incluir el análisis de las métricas de participación, la realización de encuestas o sondeos con su audiencia, y mantener un ojo en las tendencias del sector.

De este modo, podrá saber qué funciona bien y qué debe mejorarse.

Algunas métricas importantes son

• Índices de clics

• Índices de conversión

• Tiempo de permanencia en la página

• Tasa de rebote

• Participación en las redes sociales

Además de controlar estas métricas, también es importante conocer las opiniones de su público. Esto puede ayudarle a entender sus necesidades y preferencias, así como a identificar cualquier área en la que su contenido pueda estar fallando. Puede utilizar esta información para realizar ajustes y mejoras en su estrategia de contenidos.

También es importante mantenerse al día sobre las tendencias del sector y los cambios en el comportamiento de los consumidores. Al mantenerse informado, puede adaptar su estrategia de contenidos en consecuencia y asegurarse de que su contenido sigue siendo relevante y eficaz.

Conclusiones

La creación de un calendario de contenidos puede ayudarle a mantener la organización, la coherencia y el rumbo de sus iniciativas de marketing de contenidos.

Siguiendo estos pasos y utilizando herramientas y plantillas, puede planificar y programar eficazmente sus contenidos, al tiempo que supervisa su rendimiento y realiza los ajustes necesarios.

Recuerde dar siempre prioridad a las necesidades y preferencias de su audiencia a la hora de crear contenidos, ya que esto, en última instancia, impulsará la participación y el éxito de su empresa.

Así que adelante, ¡empieza hoy mismo a planificar tu calendario de contenidos!